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21.06.21

DeNAを「世界一ルーティンワークが少ない会社」に!クラウド型RPA『Coopel』の現場力

プログラミング知識がない方でも感覚的に使いこなせ、しかもわずか月額5940円(税込)で使える、DeNA発のRPA『Coopel(クーペル)』。

リリースから1年(※1)で、すでに全従業員の約10%の社員が業務を自動化。今年3月には「C-1グランプリ」と冠し、『Coopel』の活用法を社内で競い合いました。各現場のリアルな活用法は、社内のみならず、あらゆるビジネスパーソンの業務効率化を実現させるヒントになりそうです。

そこで、「C-1グランプリ」入賞者2名と『Coopel』のカスタマーサクセス担当・佐久間亮にインタビュー。「世界一ルーティンワークが少ない会社」を目指す野望の一端をお伝えします。

「一個一個はすぐ終わる単純作業だけど、数が多すぎて面倒」「同じメールを多数宛先に送るのキツい」。そんな悩みを抱えている方もぜひご一読ください。

 

※1……『Coopel』1週年記念サイト(https://1staniversary.coopel.ai/

ITスキル不要。社内でも広まる『Coopel』の活用

――まず、「C-1グランプリ」について教えてください。

佐久間 亮(以下、佐久間):DeNAのRPAサービス『Coopel(クーペル)』を使った業務自動化に関する社内コンペです。誰が一番“上手”に『Coopel』を活用しているかを勝負し、優秀者を表彰しました。

目的の第一は、社内での『Coopel』の活用促進になります。


▲事業戦略統括部ロボットワークス事業推進室 佐久間 亮(さくま りょう)
2008年にDeNAに新卒入社し複数の事業の立ち上げに参画した後、2016年に大手人材系企業に転職。その後わずか9ヶ月でDeNAに復帰し、現在は『Coopel』のカスタマーサクセスリーダーとして、お客さまの成功に全力コミット中。

――DeNA社内の『Coopel』利用者数は、現在どのくらいでしょうか?

佐久間:全従業員の約10%程度が利用中です。

印象として、「社内各部署、それぞれ誰か一人は使っている」というくらいの広がりです。営業、HR、マーケティングなどあらゆる業種で活用中なのが大きな特徴ですね。

――RPAって「ロボット的に業務を自動化してくれる!」「業務効率が驚くほど改善する!」というわりに導入が難しいと聞いたりしますが。

佐久間:情報システム部経由じゃないととても扱えない難しいツールだったり、長時間の講習を受けないと使いこなせないものも多いと聞きますね。

しかし『Coopel』は、既存のRPAツールにおける現場の“不満”を解消しようと、誰もが簡単に使えること、エンジニアじゃなくてもすぐに気軽に使えることを絶対条件に開発しました。既存のRPAツールとは最初の「設計思想」から大きく違います。

導入も運用も専門的なITスキルなどは不要です。

――小学生向けのプログラミングソフト『プログラミングゼミ』を模したUIにしたと聞きました。

佐久間:そうです。グラフィカルで操作性の高いモジュールをドラッグアンドドロップするだけで、「毎日やっているこの入力作業、めんどくさいな」「調べる時間がもったいないな」といった単純業務をサクサクとRPAに任せられるといいなと思い、開発しました。

「この作業をこのように処理したい」と“シナリオ”を組み上げれば、あとはワンクリックでいろんな業務を自動化できるわけです。

とはいえ、こんなふうに言葉だけで僕が説明しても、ちょっと伝わりづらいじゃないですか?「そう言っているけど、本当かな?」と。


▲『Coopel』操作画面。左側にアクション一覧が並び、アクションを選択しながら”シナリオ”を組み上げ、実行ボタンを押すと組み上げた”シナリオ”に沿って『Coopel』が業務を実行。

――まあ正直、そうですね(笑)。

佐久間:そこでDeNAの現場で、すでに活用している人たちの「『Coopel』を使えばこんなに便利だよ」「面白いことができるよ」「業務改善できますよ」という声を聴いていただくのが一番だと考えました。

そんな効果を狙ったのが『C-1グランプリ』なんです。

 

「おはよう!」だけで新旧の勤怠登録が完了


▲ヒューマンリソース本部人事総務部人事グループ 小林 裕樹(こばやし ゆうき)
2020年2月に中途入社後、勤怠管理を中心とした人事業務に従事するともに『Coopel』を利用し、人事業務の業務効率化を実施。HR本部内で『Coopel』講座を実施するなど、部内での利用促進も行う。

――その『C-1グランプリ』で最優秀シナリオ賞をとったのが、HR本部の小林裕樹さん。他社のRPAツールを使った経験もあるそうですね。

小林 裕樹(以下、小林):はい。前職でもHRをしていたのですが、そこで2つほどRPAを導入し、利用していました。

佐久間:比べてみて『Coopel』はいかがでしたか?

小林:はい。まず簡単そうだなと感じました。何より「UIがイケてるな」と思い、ここでぐっと「使えそうだな」と実感しました。本当に子どもでも触りたくなるようなグラフィカルな感じで、講習も90分で終わりましたし。

――『C-1グランプリ』ではどんなシナリオを発表されたのでしょう?

小林:「リモートワークの勤怠管理の打刻」です。

DeNAではもともと勤怠管理の「出勤時間」は、オフィスの入館ログに基づく自動打刻の入力補助の仕組みにより、正社員はみな意識せずに勤怠打刻できていたわけです。

ところが、コロナ禍でリモートワーク中心の働き方になりました。

――出社がなくなり、勤怠の入退館ログでの確認ができなくなったんですね。

小林:そのとおりです。そこで昨年10月から「自分のPCにログインしたら勤怠打刻できる」新システムを導入しました。新システムではSlackと連携しているので、会社のSlackの勤怠チャンネルに「おはよう!」や「業務開始します」などと書き込めば打刻されます。

これで問題解決か……と思いきや、大きなシステムをいきなり全面切り替えするのは難しいんですね。そこで既存システムと新システムを並行して稼働させていました。

旧システムにはSlack連携も、新システムとのデータ連携もできていません。そのため社員は自ら手動で旧システムに打刻時間の登録をする必要があったんです。

――社員にとっては、これまでなかった手動での登録が、ひと手間増えてしまった。

高野 千恵子(以下、高野):毎朝めんどうでした(笑)。

小林:僕も日々、実感していました(笑)。

だからといって、新旧のシステムをAPI連携しようとしたら、半年は開発期間がかかるし、費用も100万円以上想定されます。これを『Coopel』で自動化できないかなと考えました。

そこで、

①Slackに書き込むと新システムにログインされる。

②新システムが勤怠データを取得する。

③旧システムにログインされる。

④旧システムに新システムで取得した勤怠データが登録される。

というシナリオを作成。これを全社員に向けて配布して、これを実行したらSlackに「開始します」や「終了します」などと書き込んだだけで、新旧の両方のシステムで勤怠管理の登録ができるようにしました。


▲新旧システムの連携業務。社員がSlack投稿を行うと、投稿時間が始業/終業時間として新システムに登録される。するとその情報が『Coopel』を介して旧システムに自動的に登録される。

高野:本当にラクになりました。

小林:僕もです(笑)。

これまでは2つの勤怠システムにログインする手間が、一人につき毎朝2分ほどありました。それがゼロになったので、月20日勤務だとしたら、一月に40分のムダな時間の削減ができたわけです。

――約3000人、月40分の時間削減。大きいですよね。

小林:他にも、勤怠管理系の毎月のデータを吸い上げるときの「通知」に『Coopel』を活用しています。

これまで月初は勤怠登録をしていない人に「勤怠登録をしてください」とメールやSlackで通知していたのですが、これが結構な手間でした。メールだと反応が遅くなる方もいらっしゃるので、最終的には勤怠登録をしていない人に個別にSlackで連絡をする必要がありました。

そこで『Coopel』で、勤怠登録をしていない人のSlackに自動的に催促の通知をするシナリオを作成しました。

佐久間:もう個別に通知する必要がなくなったわけですよね。大きいのは小林さんが「毎月月初にあったこの催促の通知の業務」に縛られなくなったことですよね。

小林:こうやって『Coopel』で合理化を図っていくと、周りのHRの同僚たちも「じゃあ、『Coopel』でこんなことできない?」「こういうアイデアはどう?」といろいろシナリオを提案してくれるのも、面白いなと。

佐久間:小林さんはもう完全に社内インフルエンサーですよね。

これも非エンジニアができる『Coopel』のいいところで、情報システム部やIT部門のエンジニアのような専門家が同じことをしても「ありがとう」「すごい」で終わりだと思うんです。

けれど、横に座っている自分と同じ職種の人が業務をささっと自動化させていると、「あれ、自分でもできそうだな」と動いてもらいやすくなる。この効果って他のRPAツールではありえないと思うんです。

小林:たとえその人が手を動かさなくても、同じ部署の僕にいろいろ提案できるのってラクだと思うんですよね。情報システム部や外部のSIerにお願いするとなると「要件定義」からやらなくちゃいけない。業務改善する前に乗り越えなくてはいけない業務が、煩わしすぎますからね。

 

SNSのトレンドを自動収集。ゲームのマーケティングに活用


▲ゲーム事業本部マーケティング統括部UXブースト部デジタルマーケティング第一グループ 高野 千恵子(たかの ちえこ)
2017年2月よりデジタルマーケティングチームに所属。各ゲームタイトルの入稿対応や広告配信のスケジュール管理、インハウス運用のサポートなどを行う。現在、『Coopel』を用いて、自分自身の業務やマーケティング統括部内の業務効率化にも力を入れている。

――高野さんは「C-1グランプリ」でどのようなシナリオを発表されたんですか?

高野:「SNSトレンドランキング通知」です。

私は普段、ゲーム事業部のデジタルマーケティンググループで、ゲームタイトルの広告まわりの仕事をしています。業務の中でトレンドを読んで最適な出稿のタイミングや企画内容を考えることも多く、そのために「SNSのトレンド」はとても参考になるんです。

たとえばキャンペーン施策をするとき、「以前こんなネタがバズっていた」とか「この時間帯にはこうしたネタが多く投稿される」といった傾向が見えると、そのデータに即して、効果的な広告をうつための貴重な材料になるからです。

――ただ、SNSのトレンドは頻繁に変わりますよね。

高野:そうなんです。トレンドは毎時間更新されるので、目視ですべてウォッチし続けるのは難しく、100%チェックできない状況でした。やろうとすると、地道かつ時間のかかることをせざるを得ない。

そんな時、このSNSのトレンドチェックが『Coopel』で自動化できたらどうかな、簡単に集められたらいいのに、とアイデアが浮かんだんです。

――なるほど。『Coopel』が自動的にSNSのトレンドデータを集めてくれたら、もっと気軽にこれを調査、活用できる。ひいては精度の高いマーケティング施策が打てる。

佐久間:こうしたデジタルマーケティングは、まさに『Coopel』を活用してもらいたかった領域なんです。エクセルのデータが大量に飛び交って、大変な情報量をアナログ的に扱っている分野ですからね。

だから、マーケ部に関しては、私たちも積極的に『Coopel』を活用してください、と売り込んだんですよ。

高野:でも正直、私も最初は及び腰でした。プログラミングも何もまったくわからないタイプなので。

ただ、佐久間さんの講習を受けて、こちらの「やりたいこと」を伝えると、とてもシンプルなパズルのような作業だけでシナリオができることがわかりました。

具体的には、

①SNSサイトにアクセス。

②ハッシュタグ、投稿数などの取得を繰り返して、文字列を結合。

③文字列をSlackに通知。毎日決まった時間に4回アップする。

こんなシナリオです。

――これだけで、SNSのトレンドデータが自動的に積み上がって、Slackで気軽に施策を練られるようになったわけですね。

高野:そうなんです。Slackにこのデータをチェックできるチャンネルをつくったらすぐに50人ほどが参加。

「それならこういう日にはこんな企画はどうだろう?」「このバズり方をみると、こういうワードが響きそうだ」とチームからアイデアが沸き立つようにでてきて、嬉しかったことを覚えています。

佐久間:最初は「RPAなんて難しそう……」と思っていた高野さんも、今やマーケ部で一番の『Coopel』使いですよね。

高野:『Coopel』はどんどん機能もアップデートされて、使いやすさや機能がよくなるので、楽しいです。

また私のようなエンジニアとはほど遠い場所にいた人間が楽しそうに使っているので、「ちょっとこんなことできない?」と言われるだけじゃなく、「私も使ってみるわ」と挑戦し始めた人が多いこともとても嬉しい。

いまは積極的にチームメンバーに「なにかルーティンワークありますか?」と聞きまわっています。「『Coopel』でシナリオ書きますので」と(笑)。

 

「費用対効果」だけでは見えない価値がある

――今回、お二人をはじめ6人のシナリオが『C-1グランプリ』に入賞されましたが、みなさんバラエティに富んだ使い方だったそうですね。

佐久間:こちらが驚くほどでした。バックエンドの業務だけじゃなくフロントの業務にも使われたり、KPIレポートを自動取得することに使ったり。

高野:今回の『C-1グランプリ』をきっかけにさらに多くの方が「こんなこともできるのか」とハードル低く感じてもらえたと思います。

佐久間:上長の理解にも繋がったので、「工数を削減できる」だけじゃなく「クリエティブな挑戦ができる」「付加価値の高い仕事ができる」と伝わったのはとてもよかった。

――手にとって見える効果が出るのがいいですよね。しかも隣の席の同僚がどんどん『Coopel』で成果を出していくのは後押しになるというか、焦りにもなりそう。

佐久間:そうなると嬉しいですね。残り9割の方々にも活用してもらって、社員全員が『Coopel』を使っている状態を目指しているので。

そしてDeNAを「世界で一番ルーティンワークが少ない会社」にしたいんですよ。

エンジニアも非エンジニアも、余った時間を存分に自分が本当にやるべき仕事、やりたい仕事に集中できる。そんな環境を磨き上げていきたい。

小林:利用者が増えるほど機能も高まるし、シナリオが増えれば、さらに利便性もよくなりますしね。社内だけじゃなく、社外の方々も巻き込んで『C-1グランプリ』ができたらおもしろそうですね。

佐久間:そうですね。少なくとも『C-1グランプリ』は半年に一度は定期的に続けたい。

小林:けっこう頻繁ですね。佐久間さんが大変じゃないですか?

佐久間:主催は僕じゃなく『Coopel』にやってもらおうかな(笑)。

 

※本記事掲載の情報は、公開日時点のものです。
※本インタビュー・撮影は、政府公表のガイドラインに基づいた新型コロナウイルス感染予防対策ガイドラインに沿って実施しています。

 

執筆:箱田 高樹 編集:フルスイング編集部 撮影:小堀 将生

 

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